E-Mails im Namen anderer verfassen: So geht's richtig

21 Jun 2024

Im Berufsleben kommt es immer wieder vor, dass man E-Mails im Namen eines Kollegen oder Vorgesetzten verfassen muss. Sei es, weil dieser im Urlaub ist, die Vertretung übernimmt oder einfach nur entlastet werden soll - das Verfassen von E-Mails im Auftrag anderer will gelernt sein. Doch wie findet man die richtige Balance zwischen Professionalität und persönlicher Note? Welche Formulierungen sind angebracht, und welche Fettnäpfchen sollten unbedingt vermieden werden?

Dieser Artikel gibt Ihnen einen umfassenden Leitfaden an die Hand, der Ihnen dabei hilft, souverän und stilsicher E-Mails im Namen anderer zu verfassen. Von den Grundlagen der Etikette bis hin zu konkreten Formulierungshilfen und Beispielen finden Sie hier alles, was Sie für eine erfolgreiche Kommunikation im digitalen Zeitalter benötigen.

Die korrekte Formulierung ist entscheidend, um den Ton und die Intention des eigentlichen Absenders korrekt widerzuspiegeln. Gleichzeitig ist es wichtig, die eigene Rolle als Verfasser der E-Mail klar und deutlich zu kennzeichnen. Dies vermeidet Missverständnisse und sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Kommunikation.

Neben der Formulierung spielen aber auch technische Aspekte eine wichtige Rolle. So sollte beispielsweise klar ersichtlich sein, in wessen Namen die E-Mail versendet wird. Dies kann durch die Verwendung der richtigen Absenderadresse und die korrekte Angabe des Absenders im E-Mail-Programm erfolgen. Auch die Betreffzeile sollte aussagekräftig und informativ sein, damit der Empfänger die E-Mail direkt richtig zuordnen kann.

Die Kunst des E-Mail-Schreibens im Namen anderer liegt darin, die perfekte Balance zwischen der Wahrung der Identität des eigentlichen Absenders und der eigenen Rolle als Verfasser zu finden. Mit etwas Übung und den richtigen Tipps gelingen Ihnen professionelle und überzeugende E-Mails, die im Geschäftsleben einen positiven Eindruck hinterlassen.

Vor- und Nachteile von E-Mails im Auftrag

Das Schreiben von E-Mails im Auftrag anderer bietet sowohl Vorteile als auch Nachteile:

Vorteile	Nachteile
Zeitersparnis für Vorgesetzte und Kollegen	Potenzial für Missverständnisse und Fehlinterpretationen
Effektive Kommunikation auch bei Abwesenheit	Risiko von Fehlern, die dem Ruf des eigentlichen Absenders schaden könnten
Delegation von Aufgaben und Entlastung	Mögliche Schwierigkeiten bei der korrekten Wiedergabe des Tons und der Intention des eigentlichen Absenders

Bewährte Praktiken für das Schreiben von E-Mails im Auftrag

Klärung der Details: Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, sollten Sie alle wichtigen Informationen mit dem Auftraggeber besprechen. Dazu gehören der Zweck der E-Mail, die gewünschte Tonalität, wichtige Punkte, die angesprochen werden sollen, und eventuelle Anhänge.
Klare Kennzeichnung des Absenders: Stellen Sie sicher, dass die E-Mail eindeutig im Namen des Auftraggebers versendet wird. Verwenden Sie dazu die korrekte Absenderadresse und kennzeichnen Sie den Absender deutlich im E-Mail-Text, z. B. mit "Im Auftrag von...".
Angemessene Formulierung: Achten Sie auf eine höfliche und professionelle Sprache, die dem Stil des Auftraggebers entspricht. Vermeiden Sie Umgangssprache, Abkürzungen oder persönliche Meinungen.
Korrekte Grammatik und Rechtschreibung: Kontrollieren Sie Ihre E-Mail sorgfältig auf Fehler in Grammatik und Rechtschreibung. Ein professionelles Auftreten ist wichtig, um den guten Ruf des Auftraggebers zu wahren.
Transparenz wahren: Informieren Sie den Empfänger der E-Mail darüber, dass Sie im Auftrag einer anderen Person schreiben. Dies kann durch eine kurze Notiz im E-Mail-Text oder in der Signatur erfolgen.

Herausforderungen und Lösungen beim Schreiben von E-Mails im Auftrag

Trotz aller Bemühungen können beim Schreiben von E-Mails im Auftrag anderer Herausforderungen auftreten. Hier sind einige Beispiele und mögliche Lösungen:

Herausforderung: Unsicherheit über die gewünschte Tonalität. Lösung: Sprechen Sie den Auftraggeber im Vorfeld gezielt auf die gewünschte Tonalität an und bitten Sie gegebenenfalls um Beispiele für ähnliche E-Mails.
Herausforderung: Schwierigkeiten, die Gedanken und Intentionen des Auftraggebers korrekt wiederzugeben. Lösung: Bitten Sie den Auftraggeber um Stichpunkte oder eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, die in der E-Mail angesprochen werden sollen.
Herausforderung: Unsicherheit über die Verwendung der richtigen Anrede und Grußformel. Lösung: Orientieren Sie sich an der bisherigen Korrespondenz mit dem Empfänger und/oder erkundigen Sie sich beim Auftraggeber nach den üblichen Gepflogenheiten.
Herausforderung: Zweifel an der eigenen Autorität, im Namen des Auftraggebers zu sprechen. Lösung: Stellen Sie sicher, dass der Empfänger darüber informiert ist, dass Sie im Auftrag des Auftraggebers handeln. Verwenden Sie Formulierungen wie "In Absprache mit [Name des Auftraggebers]..." oder "Im Auftrag von [Name des Auftraggebers] teile ich Ihnen mit...".
Herausforderung: Der Empfänger reagiert nicht auf die E-Mail. Lösung: Warten Sie einen angemessenen Zeitraum ab und kontaktieren Sie den Empfänger dann telefonisch oder über eine weitere E-Mail. Informieren Sie den Auftraggeber über die ausbleibende Reaktion.

Häufig gestellte Fragen

Hier sind einige häufig gestellte Fragen zum Thema E-Mails im Auftrag schreiben:

Frage: Muss ich den Empfänger darüber informieren, dass ich die E-Mail im Auftrag einer anderen Person schreibe? Antwort: Ja, Transparenz ist wichtig. Informieren Sie den Empfänger kurz und prägnant darüber, dass Sie im Auftrag handeln.
Frage: Wie kennzeichne ich den Absender der E-Mail korrekt? Antwort: Verwenden Sie die E-Mail-Adresse des Auftraggebers und kennzeichnen Sie den Absender im E-Mail-Text, z. B. mit "Im Auftrag von...".
Frage: Welche Grußformel ist angemessen, wenn ich im Auftrag einer anderen Person schreibe? Antwort: Orientieren Sie sich an der bisherigen Korrespondenz und den Gepflogenheiten des Unternehmens. Im Zweifel ist eine neutrale Grußformel wie "Mit freundlichen Grüßen" immer eine gute Wahl.
Frage: Darf ich persönliche Meinungen oder Kommentare in die E-Mail einfließen lassen? Antwort: Nein, vermeiden Sie persönliche Anmerkungen. Konzentrieren Sie sich auf die Botschaft des Auftraggebers und geben Sie diese neutral und sachlich wieder.
Frage: Was mache ich, wenn ich eine Frage des Empfängers nicht beantworten kann? Antwort: Leiten Sie die Anfrage an den Auftraggeber weiter und informieren Sie den Empfänger darüber, dass Sie die Frage intern klären werden.
Frage: Wie gehe ich mit sensiblen Informationen um? Antwort: Behandeln Sie alle Informationen vertraulich und geben Sie sie nur mit ausdrücklicher Genehmigung des Auftraggebers weiter.
Frage: Kann ich die E-Mail-Signatur des Auftraggebers verwenden? Antwort: Ja, sofern es im Unternehmen üblich ist und der Auftraggeber damit einverstanden ist. Fügen Sie Ihre eigene Signatur mit Ihrer Position und Ihren Kontaktdaten hinzu.
Frage: Welche Rolle spielen Rechtschreibung und Grammatik? Antwort: Eine einwandfreie Rechtschreibung und Grammatik sind essenziell für ein professionelles Auftreten und die Wahrung des guten Rufs des Auftraggebers.

Tipps und Tricks

Hier sind noch ein paar hilfreiche Tipps und Tricks, die Ihnen das Schreiben von E-Mails im Auftrag erleichtern:

Versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers und überlegen Sie, wie die E-Mail auf ihn wirken könnte.
Lesen Sie die E-Mail vor dem Absenden sorgfältig Korrektur und bitten Sie gegebenenfalls eine Kollegin oder einen Kollegen, die E-Mail gegenzulesen.
Speichern Sie Formulierungen und Vorlagen, die Sie häufig verwenden, in einer separaten Datei ab, um Zeit zu sparen.
Scheuen Sie sich nicht, bei Unklarheiten Rücksprache mit dem Auftraggeber zu halten.
Nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihre eigenen Fähigkeiten im Bereich der schriftlichen Kommunikation weiterzuentwickeln.

Das Schreiben von E-Mails im Auftrag anderer ist eine Kunst, die Übung und Fingerspitzengefühl erfordert. Indem Sie die in diesem Artikel vorgestellten Tipps und Tricks befolgen, meistern Sie diese Herausforderung jedoch mit Bravour. Denken Sie daran, dass es bei der Kommunikation per E-Mail stets darum geht, einen professionellen Eindruck zu hinterlassen und die Interessen des Auftraggebers bestmöglich zu vertreten. Mit etwas Übung und den richtigen Formulierungen gelingt Ihnen dies spielend leicht!