Cara Menulis Surat Teguran: Panduan Lengkap & Contoh

30 Jun 2024

Pernahkah anda berada dalam situasi di mana prestasi kerja atau tingkah laku seseorang memerlukan perhatian serius? Mungkin seorang pekerja di bawah seliaan anda sering datang lewat, atau mungkin jiran anda selalu membuat bising hingga larut malam. Dalam keadaan begini, surat teguran boleh menjadi alat komunikasi yang berkesan untuk menangani isu tersebut secara profesional dan formal.

Surat teguran bukanlah surat ugutan atau hukuman. Sebaliknya, ia merupakan satu bentuk dokumentasi rasmi yang menyatakan kebimbangan anda terhadap sesuatu isu dan memberi peluang kepada penerima untuk memperbaiki keadaan. Tujuan utama surat teguran adalah untuk memaklumkan penerima tentang kesalahan atau kekurangan mereka, dan menggalakkan mereka untuk berubah ke arah yang lebih baik.

Meskipun kedengarannya serius, menulis surat teguran tidaklah sesukar yang disangka. Artikel ini akan membimbing anda tentang cara menulis surat teguran yang profesional dan berkesan dalam bahasa Melayu, berserta contoh dan tips yang berguna.

Kepentingan surat teguran tidak boleh dipandang remeh. Ia boleh menjadi bukti bertulis sekiranya berlaku sebarang pertikaian atau tindakan undang-undang di masa hadapan. Selain itu, surat teguran yang ditulis dengan baik dapat mengelakkan salah faham dan mengekalkan hubungan profesional antara pengirim dan penerima.

Namun, terdapat beberapa cabaran dalam menulis surat teguran. Salah satunya adalah memastikan nada surat yang digunakan adalah tegas tetapi profesional, tanpa menyinggung perasaan penerima. Selain itu, penulis juga perlu menyatakan fakta dengan jelas dan tepat, serta mengelakkan daripada membuat andaian atau tuduhan yang tidak berasas.

Kelebihan dan Kekurangan Surat Teguran

Kelebihan	Kekurangan
Bukti bertulis	Boleh mencetuskan konflik
Komunikasi formal dan profesional	Memakan masa untuk menulis
Menggalakkan perubahan positif	Mungkin tidak berkesan kepada semua orang

5 Amalan Terbaik Menulis Surat Teguran

1. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Profesional: Elakkan menggunakan bahasa yang kasar, menghina, atau berbaur emosi. Gunakan nada yang tegas tetapi sopan dan profesional sepanjang surat tersebut.

2. Nyatakan Fakta dengan Jelas dan Tepat: Terangkan dengan terperinci tentang isu atau kesalahan yang ingin ditegur. Berikan tarikh, masa, dan keterangan yang spesifik untuk mengelakkan sebarang kekeliruan.

3. Berikan Cadangan Penyelesaian: Selain daripada menegur, berikan juga cadangan atau penyelesaian untuk membantu penerima memperbaiki keadaan. Ini menunjukkan bahawa anda komited untuk membantu mereka berubah.

4. Berikan Tempoh Masa untuk Pembaikan: Nyatakan tempoh masa yang munasabah untuk penerima membuat perubahan yang diperlukan. Ini memberi mereka peluang untuk memperbaiki keadaan sebelum sebarang tindakan selanjutnya diambil.

5. Semak dan Edit Surat dengan Teliti: Sebelum menghantar surat teguran, pastikan anda menyemak dan mengeditnya dengan teliti. Pastikan tiada kesalahan tatabahasa, ejaan, dan fakta yang salah.

5 Contoh Nyata Surat Teguran

1. Surat Teguran Kepada Pekerja yang Sering Datang Lewat: Surat ini ditujukan kepada seorang pekerja yang sering datang lewat ke tempat kerja, menjejaskan produktiviti dan prestasi kerja.

2. Surat Teguran Kepada Jiran yang Bising: Surat ini ditujukan kepada jiran yang sering membuat bising sehingga lewat malam, mengganggu ketenteraman jiran tetangga.

3. Surat Teguran Kepada Penyewa yang Gagal Membayar Sewa: Surat ini ditujukan kepada penyewa yang gagal membayar sewa rumah atau premis perniagaan mengikut tempoh yang ditetapkan dalam perjanjian sewaan.

4. Surat Teguran Kepada Kontraktor yang Gagal Menyiapkan Projek Mengikut Jadual: Surat ini ditujukan kepada kontraktor yang gagal menyiapkan projek pembinaan atau pengubahsuaian mengikut jadual yang dipersetujui, menyebabkan kelewatan dan kerugian.

5. Surat Teguran Kepada Pelajar yang Sering Tidak Hadir ke Sekolah: Surat ini ditujukan kepada pelajar yang sering tidak hadir ke sekolah tanpa sebab yang munasabah, menjejaskan pembelajaran dan prestasi akademik.

5 Cabaran dan Penyelesaian dalam Menulis Surat Teguran

Cabaran	Penyelesaian
Mengawal emosi	Tulis surat apabila anda berada dalam keadaan tenang dan rasional.
Mencari nada yang sesuai	Gunakan bahasa yang tegas tetapi sopan dan profesional.
Memastikan fakta yang tepat	Semak semula fakta dan bukti sebelum memasukkannya ke dalam surat.
Mengelakkan tuduhan yang tidak berasas	Fokus kepada tingkah laku atau tindakan, bukannya menyerang peribadi penerima.
Menghantar surat dengan cara yang betul	Hantar surat melalui pos berdaftar atau serahkan sendiri dengan mendapatkan pengesahan penerimaan.

Soalan Lazim tentang Surat Teguran

1. Apakah format yang betul untuk menulis surat teguran? Format surat rasmi perlulah digunakan, termasuk alamat pengirim dan penerima, tarikh, subjek, salam pembuka dan penutup, dan tandatangan.

2. Berapa lamakah tempoh masa yang perlu diberikan untuk penerima membuat perubahan? Tempoh masa yang diberikan bergantung kepada jenis kesalahan dan situasi. Biasanya, tempoh masa antara satu hingga dua minggu adalah mencukupi.

3. Apakah tindakan yang boleh diambil sekiranya penerima tidak mengendahkan surat teguran? Jika penerima tidak mengendahkan surat teguran, tindakan selanjutnya boleh diambil seperti mengeluarkan amaran terakhir, pemotongan gaji, atau penamatan kontrak.

4. Perlukah saya menyimpan salinan surat teguran? Ya, pastikan anda menyimpan salinan surat teguran untuk rujukan masa hadapan. Simpan salinan fizikal dan digital sebagai langkah berjaga-jaga.

5. Bolehkah saya menghantar surat teguran melalui e-mel? Ya, surat teguran boleh dihantar melalui e-mel. Namun, pastikan anda menghantarnya ke alamat e-mel rasmi penerima dan dapatkan pengesahan penerimaan.

6. Siapakah yang perlu menandatangani surat teguran? Surat teguran perlu ditandatangani oleh individu yang mempunyai autoriti untuk menegur penerima, seperti ketua jabatan atau pengurus.

7. Apakah yang perlu saya lakukan selepas menghantar surat teguran? Selepas menghantar surat teguran, berikan ruang kepada penerima untuk memproses maklumat dan bertindak balas. Anda boleh menjadualkan pertemuan untuk berbincang tentang isu tersebut dan mencari jalan penyelesaian bersama.

8. Apakah perbezaan antara surat teguran dan surat amaran? Surat teguran adalah amaran pertama yang diberikan kepada penerima. Manakala surat amaran adalah amaran yang lebih serius dan biasanya dikeluarkan selepas surat teguran tidak diendahkan.

Tips dan Trik Menulis Surat Teguran

* Kumpulkan bukti yang kukuh sebelum menulis surat teguran.

* Bersikap objektif dan elakkan daripada memasukkan emosi peribadi dalam surat.

* Gunakan ayat yang pendek dan mudah difahami.

* Berikan contoh yang spesifik tentang isu yang ingin ditegur.

* Akhiri surat dengan nota positif dan harapan untuk perubahan.

Menulis surat teguran mungkin kelihatan mencabar, tetapi ia merupakan langkah penting dalam menangani isu atau kesalahan dengan cara yang profesional dan berkesan. Dengan mengikuti panduan dan tips yang dikongsikan dalam artikel ini, anda boleh menulis surat teguran yang jelas, tegas, dan membantu mencapai hasil yang positif. Ingatlah, tujuan utama surat teguran adalah untuk memperbaiki keadaan, bukannya menghukum. Oleh itu, pastikan nada surat anda mencerminkan objektif tersebut.