Surat Panggilan Karyawan Bermasalah: Panduan Lengkap Untuk Majikan

15 Aug 2024

Mengurus prestasi pekerja adalah aspek penting dalam mana-mana organisasi. Apabila prestasi pekerja merosot atau mereka melanggar dasar syarikat, adalah penting untuk menangani isu-isu ini dengan segera dan profesional. Salah satu alat yang berkesan dalam situasi ini ialah surat panggilan karyawan bermasalah.

Surat panggilan adalah dokumen formal yang dihantar oleh majikan kepada pekerja untuk memanggil mereka ke sesi perbincangan rasmi. Surat ini biasanya dikeluarkan apabila prestasi, kehadiran, atau tingkah laku pekerja menimbulkan kebimbangan. Ia berfungsi sebagai rekod bertulis mengenai isu tersebut dan membolehkan majikan dan pekerja membincangkan masalah tersebut secara terperinci dan mencari jalan penyelesaian yang sesuai.

Surat panggilan berbeza daripada surat amaran. Surat panggilan hanyalah jemputan untuk berbincang, manakala surat amaran adalah tindakan disiplin formal. Surat panggilan boleh digunakan untuk pelbagai isu, termasuk prestasi kerja yang lemah, ketidakhadiran yang berlebihan, pelanggaran dasar syarikat, atau tingkah laku yang tidak profesional.

Kepentingan surat panggilan terletak pada keupayaannya untuk memulakan dialog formal antara majikan dan pekerja. Ia memberikan peluang kepada pekerja untuk menjelaskan sisi mereka, memahami graviti situasi, dan bekerjasama dengan majikan untuk menyelesaikan masalah tersebut.

Surat panggilan yang berkesan haruslah jelas, ringkas, dan profesional. Ia harus menggariskan isu-isu khusus yang ingin dibincangkan, tarikh, masa dan tempat perjumpaan, dan akibat yang mungkin berlaku jika masalah tersebut tidak ditangani. Adalah penting untuk mengekalkan nada objektif dan profesional sepanjang surat tersebut, memberi tumpuan kepada tingkah laku dan bukannya menyerang pekerja secara peribadi.

Kelebihan dan Kekurangan Surat Panggilan Karyawan Bermasalah

Kelebihan	Kekurangan
Menyediakan rekod bertulis tentang isu tersebut.	Boleh menimbulkan tekanan dan kebimbangan kepada pekerja.
Membolehkan perbincangan formal tentang masalah tersebut.	Mungkin tidak berkesan jika masalah tersebut berakar umbi.
Memberi peluang kepada pekerja untuk menjelaskan sisi mereka.	Memerlukan masa dan usaha untuk menyediakan dan menjalankan sesi perbincangan.

Amalan Terbaik untuk Surat Panggilan Karyawan Bermasalah

Berikut adalah beberapa amalan terbaik untuk menulis dan mengeluarkan surat panggilan karyawan bermasalah:

Jadilah jelas dan spesifik: Nyatakan dengan jelas isu-isu yang ingin dibincangkan, berikan contoh-contoh khusus, dan elakkan bahasa yang samar-samar.
Kekalkan nada profesional: Gunakan bahasa yang objektif dan elakkan daripada menyalahkan atau menyerang pekerja secara peribadi.
Nyatakan harapan anda dengan jelas: Beritahu pekerja apa yang anda mahu mereka lakukan untuk menyelesaikan masalah tersebut dan berikan garis masa yang realistik.
Berikan sokongan: Tawarkan bantuan dan sumber yang tersedia untuk membantu pekerja memperbaiki prestasi mereka.
Dokumentasikan semuanya: Simpan salinan surat panggilan, sebarang bukti sokongan, dan nota daripada sesi perbincangan.

Contoh Surat Panggilan Karyawan Bermasalah

Berikut adalah contoh surat panggilan karyawan bermasalah yang anda boleh gunakan sebagai panduan:

[Tarikh]

[Nama Pekerja]

[Jawatan Pekerja]

[Alamat Pekerja]

Perihal: Panggilan Perbincangan Rasmi

Tuan/Puan [Nama Pekerja],

Surat ini adalah untuk memanggil anda ke sesi perbincangan rasmi untuk membincangkan prestasi kerja anda baru-baru ini.

Kami telah memerhatikan bahawa [nyatakan isu khusus dengan contoh]. Ini menimbulkan kebimbangan kerana [jelaskan impak isu tersebut].

Sesi perbincangan ini akan diadakan pada [tarikh] pada [masa] di [tempat]. Tujuan perjumpaan ini adalah untuk membincangkan isu-isu ini dengan lebih lanjut, mendengar penjelasan anda, dan meneroka jalan penyelesaian yang mungkin.

Sila bawa bersama anda sebarang dokumen atau maklumat yang berkaitan dengan perkara ini.

Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan sebelum sesi perbincangan ini, sila hubungi [nama dan jawatan pengurus] di [nombor telefon] atau [alamat e-mel].

Terima kasih.

Yang benar,

[Nama Majikan]

[Jawatan Majikan]

Soalan Lazim tentang Surat Panggilan Karyawan Bermasalah

1. Bilakah saya perlu mengeluarkan surat panggilan karyawan bermasalah?

Anda harus mengeluarkan surat panggilan apabila prestasi, kehadiran, atau tingkah laku pekerja menimbulkan kebimbangan dan anda telah cuba menyelesaikan masalah tersebut secara tidak rasmi.

2. Apakah yang perlu saya lakukan jika pekerja tidak hadir untuk sesi perbincangan yang dijadualkan?

Anda harus menjadualkan semula sesi perbincangan tersebut dan memaklumkan pekerja bahawa ketidakhadiran mereka boleh membawa kepada tindakan disiplin selanjutnya.

3. Bolehkah saya memberhentikan pekerja berdasarkan satu surat panggilan?

Biasanya tidak. Surat panggilan adalah langkah pertama dalam proses disiplin progresif. Pemberhentian biasanya hanya dipertimbangkan selepas langkah-langkah pembetulan lain telah diambil dan gagal.

4. Apakah yang perlu saya lakukan jika pekerja enggan menandatangani surat panggilan?

Anda boleh meminta saksi untuk hadir semasa anda menyerahkan surat panggilan tersebut kepada pekerja. Catatkan tarikh dan masa surat panggilan tersebut diserahkan dan tandatangan saksi.

5. Apakah format surat panggilan yang betul?

Tiada format yang ditetapkan, tetapi ia haruslah profesional, ringkas, dan mengandungi semua maklumat penting seperti yang digariskan dalam contoh di atas.

6. Apakah yang perlu saya lakukan selepas sesi perbincangan?

Anda harus mendokumentasikan hasil sesi perbincangan, termasuk sebarang persetujuan yang dicapai, dan memberikan salinan kepada pekerja.

7. Apakah beberapa kesilapan biasa yang perlu dielakkan semasa menulis surat panggilan?

Elakkan daripada menggunakan bahasa yang emosional, membuat tuduhan, atau membuat ancaman. Fokus pada fakta dan kekalkan nada profesional.

8. Di manakah saya boleh mendapatkan bantuan tambahan untuk menguruskan prestasi pekerja?

Anda boleh merujuk kepada Jabatan Sumber Manusia syarikat anda atau mendapatkan nasihat daripada peguam pekerjaan.

Kesimpulan

Surat panggilan karyawan bermasalah adalah alat penting bagi majikan untuk menangani isu prestasi pekerja. Apabila ditulis dan digunakan dengan betul, ia dapat membantu menyelesaikan masalah dengan cepat, melindungi hak kedua-dua pihak, dan mewujudkan persekitaran kerja yang lebih produktif. Ingatlah untuk menjadi profesional, objektif, dan fokus pada penyelesaian masalah dalam semua komunikasi anda dengan pekerja.