Surat Pemberitahuan THR: Panduan Lengkap untuk Majikan di Malaysia

05 Aug 2024

Menjelang musim perayaan, keterujaan mula terasa di udara. Bagi pekerja di Malaysia, satu lagi perkara yang dinanti-nantikan selain cuti perayaan adalah bonus tahunan atau lebih dikenali sebagai Tunjangan Hari Raya (THR). Bagi majikan pula, penyediaan dan pengedaran THR merupakan satu tanggungjawab yang perlu diuruskan dengan teliti. Salah satu aspek penting dalam pengurusan THR adalah penyediaan surat pemberitahuan THR.

Surat pemberitahuan THR merupakan dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh majikan kepada pekerja bagi memaklumkan tentang pembayaran THR. Surat ini bukan sahaja bertujuan memaklumkan, malah menjadi bukti bertulis yang sah di sisi undang-undang tentang pembayaran THR. Ia mengandungi maklumat penting seperti jumlah THR yang akan diterima, tarikh pembayaran, dan kaedah pengiraan.

Sejarah pemberian THR di Malaysia berkait rapat dengan Akta Kerja 1955. Walaupun akta tersebut tidak mewajibkan pemberian THR secara khusus, namun ia memberi ruang kepada majikan dan pekerja untuk berunding tentang terma dan syarat pekerjaan, termasuklah pemberian bonus. Lazimnya, THR diberikan berdasarkan kepada persetujuan bersama yang termaktub dalam kontrak perkhidmatan, perjanjian kolektif, atau amalan kebiasaan di sesebuah syarikat.

Kepentingan surat pemberitahuan THR tidak boleh dipandang remeh. Ia bukan sahaja memastikan ketelusan dan keadilan dalam proses pembayaran THR, malah dapat mengelakkan salah faham atau pertikaian antara majikan dan pekerja. Surat ini juga berfungsi sebagai rekod rasmi bagi tujuan audit dan dokumentasi syarikat.

Tanpa surat pemberitahuan THR yang jelas dan terperinci, pekerja mungkin tidak jelas tentang jumlah THR yang sepatutnya mereka terima, tarikh pembayaran, dan kaedah pengiraan. Ini boleh menimbulkan kekeliruan, rasa tidak puas hati, dan menjejaskan hubungan baik antara majikan dan pekerja. Lebih buruk lagi, ia boleh menyebabkan pertikaian yang memerlukan campur tangan pihak ketiga seperti Jabatan Tenaga Kerja.

Kelebihan dan Kekurangan Surat Pemberitahuan THR

Berikut adalah jadual yang menyenaraikan kelebihan dan kekurangan surat pemberitahuan THR:

Kelebihan	Kekurangan
Meningkatkan ketelusan dan akauntabiliti dalam pembayaran THR.	Memerlukan masa dan usaha untuk menyediakan surat yang terperinci.
Mengelakkan salah faham dan pertikaian antara majikan dan pekerja.	Boleh menimbulkan rasa tidak puas hati di kalangan pekerja jika jumlah THR tidak memenuhi jangkaan.
Menjadi bukti bertulis yang sah di sisi undang-undang.

Lima Amalan Terbaik untuk Melaksanakan Surat Pemberitahuan THR

Sediakan dan edarkan surat pemberitahuan THR lebih awal: Sebaik-baiknya, surat ini perlu diedarkan kepada pekerja sekurang-kurangnya dua minggu sebelum tarikh pembayaran THR.
Gunakan bahasa yang mudah difahami: Elakkan penggunaan istilah teknikal atau bahasa yang sukar difahami oleh pekerja.
Sertakan maklumat penting: Pastikan surat pemberitahuan THR mengandungi maklumat seperti jumlah THR, tarikh pembayaran, kaedah pengiraan, dan maklumat lanjut yang berkaitan.
Dapatkan pengesahan penerimaan: Minta pekerja menandatangani salinan surat pemberitahuan THR sebagai bukti penerimaan.
Simpan rekod dengan teratur: Pastikan semua surat pemberitahuan THR disimpan dengan teratur untuk rujukan dan audit di masa hadapan.

Soalan Lazim Berkaitan Surat Pemberitahuan THR

Berikut adalah beberapa soalan lazim berkaitan surat pemberitahuan THR:

Apakah format surat pemberitahuan THR yang betul?
Tiada format khusus yang ditetapkan oleh undang-undang. Walau bagaimanapun, surat tersebut perlulah formal, profesional, dan mengandungi semua maklumat penting seperti yang telah dinyatakan di atas.
Bilakah tarikh akhir pembayaran THR?
Lazimnya, THR dibayar sebelum hari raya. Walau bagaimanapun, tarikh akhir pembayaran THR boleh dirundingkan dan dipersetujui bersama antara majikan dan pekerja.
Apakah tindakan yang boleh diambil oleh pekerja jika majikan gagal membayar THR?
Pekerja boleh membuat aduan kepada Jabatan Tenaga Kerja.

Tips dan Trik Berkaitan Surat Pemberitahuan THR

Berikut adalah beberapa tips dan trik berkaitan surat pemberitahuan THR:

Gunakan templat surat pemberitahuan THR untuk memudahkan proses penyediaan surat.
Semak dan pastikan semua maklumat dalam surat adalah tepat dan terkini.
Dapatkan nasihat daripada profesional seperti peguam atau perunding HR jika perlu.

Surat pemberitahuan THR merupakan dokumen penting yang perlu diberi perhatian serius oleh semua majikan di Malaysia. Ia bukan sahaja memastikan pematuhan syarikat kepada undang-undang buruh, malah dapat memupuk hubungan baik antara majikan dan pekerja. Dengan menyediakan surat pemberitahuan THR yang jelas, telus, dan profesional, majikan dapat mewujudkan suasana kerja yang harmoni dan produktif, terutamanya menjelang musim perayaan.