Alles wat je moet weten over 'ter kennisname' en 'ter kennisgeving'

14 Jul 2024

M E M O R A A D ter kennisnameter informatie informatie algemeen

We communiceren dagelijks, zowel mondeling als schriftelijk. Maar hoe zorg je ervoor dat je boodschap helder overkomt en dat de ontvanger begrijpt wat je bedoelt? Soms wil je gewoon informeren, andere keren wil je er zeker van zijn dat iemand actie onderneemt. 'Ter kennisname' en 'ter kennisgeving' zijn twee termen die vaak gebruikt worden in formele communicatie, maar wat is nu precies het verschil?

In de wereld van zakelijke correspondentie, beleidsdocumenten en officiële mededelingen kom je ze ongetwijfeld tegen: 'ter kennisname' en 'ter kennisgeving'. Deze ogenschijnlijk eenvoudige woordcombinaties spelen een cruciale rol in het stroomlijnen van informatie en het managen van verwachtingen. Maar wanneer gebruik je welke term? En wat zijn de implicaties van je keuze?

Dit artikel duikt diep in de nuances van 'ter kennisname' en 'ter kennisgeving'. We verkennen hun betekenis, gebruik en het belang ervan in verschillende communicatiecontexten. Van simpele e-mails tot complexe juridische documenten, we ontrafelen de mysteries achter deze twee belangrijke termen.

Stel je voor: je ontvangt een e-mail met de aanhef "Ter kennisname". Wat betekent dit voor jou? Moet je reageren? Moet je actie ondernemen? Of is het voldoende om de informatie te absorberen? De antwoorden op deze vragen zijn cruciaal voor effectieve communicatie.

De termen 'ter kennisname' en 'ter kennisgeving' worden vaak door elkaar gebruikt, maar er is een subtiel, maar belangrijk verschil. 'Ter kennisname' impliceert dat de ontvanger simpelweg op de hoogte wordt gebracht van bepaalde informatie. Er wordt geen actie van hen verwacht. 'Ter kennisgeving' daarentegen, impliceert dat de ontvanger niet alleen op de hoogte wordt gebracht, maar ook geacht wordt de informatie te accepteren en ernaar te handelen, of op zijn minst de consequenties ervan te begrijpen. Dit onderscheid is essentieel voor duidelijke en effectieve communicatie.

De geschiedenis van deze termen gaat terug tot de tijd van formele briefwisseling. Het belang van duidelijkheid en precisie in officiële communicatie leidde tot het ontwikkelen van specifieke formuleringen om de intentie van de afzender duidelijk te maken. Het gebruik van 'ter kennisname' en 'ter kennisgeving' hielp misverstanden te voorkomen en zorgde ervoor dat de ontvanger de juiste actie (of juist geen actie) ondernam.

Een eenvoudig voorbeeld: een mededeling over een wijziging in het bedrijfsbeleid wordt verzonden 'ter kennisname'. De medewerkers hoeven hierop niet te reageren, maar moeten wel op de hoogte zijn van de wijziging. Een aankondiging van een nieuwe regelgeving daarentegen, wordt verzonden 'ter kennisgeving', wat impliceert dat medewerkers zich aan de nieuwe regels moeten houden.

Voordelen van correct gebruik van deze termen zijn onder andere: duidelijkheid in communicatie, het voorkomen van misverstanden en het stroomlijnen van workflows. Door de juiste term te gebruiken, weet de ontvanger precies wat er van hem of haar verwacht wordt.

Voor- en nadelen van 'ter kennisname' en 'ter kennisgeving'

Aspect	Ter kennisname	Ter kennisgeving
Verwachting van actie	Geen actie vereist	Mogelijk actie vereist/acceptatie van informatie
Duidelijkheid	Duidelijk dat geen actie nodig is	Kan onduidelijkheid creëren over de verwachte actie

Vijf beste praktijken:

1. Gebruik 'ter kennisname' wanneer je alleen wilt informeren.

2. Gebruik 'ter kennisgeving' wanneer je wilt dat de ontvanger de informatie accepteert en ernaar handelt.

3. Wees consistent in je gebruik van deze termen.

4. Verduidelijk indien nodig wat er van de ontvanger verwacht wordt.

5. Overweeg de context van de communicatie.

Vijf concrete voorbeelden:

1. "Ter kennisname: De vergadering is verplaatst naar volgende week."

2. "Ter kennisgeving: De nieuwe parkeerregeling gaat per direct in."

3. "Ter kennisname: De deadline voor het indienen van de rapporten is 15 juni."

4. "Ter kennisgeving: Per 1 juli worden de prijzen aangepast."

5. "Ter kennisname: Het kantoor is gesloten op 27 mei."

Veelgestelde vragen:

1. Wat is het verschil tussen 'ter kennisname' en 'ter kennisgeving'? (Zie bovenstaande uitleg)

2. Wanneer gebruik ik 'ter kennisname'? (Bij informatieve berichten zonder actie vereist)

3. Wanneer gebruik ik 'ter kennisgeving'? (Bij berichten waar actie of acceptatie verwacht wordt)

4. Moet ik reageren op een bericht 'ter kennisname'? (Nee, tenzij expliciet anders vermeld)

5. Moet ik reageren op een bericht 'ter kennisgeving'? (Afhankelijk van de context, mogelijk wel)

6. Kan ik 'ter kennisname' en 'ter kennisgeving' door elkaar gebruiken? (Liever niet, om verwarring te voorkomen)

7. Wat zijn de gevolgen van verkeerd gebruik van deze termen? (Misverstanden en inefficiënte communicatie)

8. Zijn er alternatieven voor 'ter kennisname' en 'ter kennisgeving'? (Ja, bijvoorbeeld "Voor uw informatie" of "Neem kennis van het volgende")

Tips en trucs: Wees altijd duidelijk en beknopt in je communicatie. Verduidelijk indien nodig wat er van de ontvanger verwacht wordt, zelfs als je 'ter kennisname' of 'ter kennisgeving' gebruikt.

Concluderend, 'ter kennisname' en 'ter kennisgeving' zijn belangrijke hulpmiddelen voor effectieve communicatie. Door het verschil tussen deze termen te begrijpen en ze correct te gebruiken, kun je misverstanden voorkomen en ervoor zorgen dat je boodschap helder overkomt. Het juist toepassen van deze termen draagt bij aan een professionele en efficiënte communicatiestijl, wat essentieel is in de hedendaagse zakelijke wereld. Neem de tijd om de nuances van deze termen te leren kennen en pas ze toe in je dagelijkse communicatie. Duidelijkheid in taalgebruik is immers de sleutel tot succesvolle communicatie. Door bewust te kiezen tussen 'ter kennisname' en 'ter kennisgeving', geef je blijk van professionaliteit en respect voor de tijd van de ontvanger. Het is een kleine moeite die een groot verschil kan maken in de effectiviteit van je communicatie.